Costos de reproducción

RESOLUCIÓN No. 000419 de 26 de junio de 2018

“Por la cual se fijan las tarifas unitarias aplicables a los trámites de respuesta a las solicitudes de Información pública realizadas por los usuarios de ICFES”

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO
PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES
En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por la Ley 1324 de 2009 y por el numeral 9° del artículo 9° del Decreto 5014 de 2009 y,

CONSIDERANDO

Que el artículo 13° de la Ley 1437 de 2011, modificado por la Ley 1755 de 2015, establece que, mediante el derecho de petición, entre otras actuaciones, se podrá requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos. En el mismo sentido establece que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas, y el valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado. (Art. 29)

Que el artículo 6° de la Ley 1712 de 2014 establece que la gratuidad es uno de los principios de la transparencia y el acceso a la información pública, entendiendo que el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información

Que el artículo 20 del Decreto Nacional 103 de 2015 -Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014- dispone que en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública se debe aplicar el principio de gratuidad y en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información, señalando también que se debe permitir al ciudadano: "(a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta; (b) Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada(.,.); y (e) Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los costos de reproducción en el evento en el que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la trasformación de la información".

Que el artículo 21 del Decreto 103 de 2015 establece que: "Los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de los parámetros del mercado".

Que en el año 2015 el ICFES realizó el análisis de los costos en que incurría la entidad al atender las solicitudes de información públicas realizadas por los usuarios. Esos costos se calcularon teniendo en cuenta los precios unitarios establecidos por los proveedores de bienes y servicios con los que el ICFES suscribió contrato, y los precios del mercado. El ICFES estableció las tarifas unitarias en la Resolución 707 de 2015.

Que es necesario actualizar la información de la Resolución 705 de 2015 en lo relacionado con la cuenta bancaria en la cual se debe hacer la consignación para estos efectos.

Que el ICFES expidió la Resolución 113 de 2016, en la cual estableció las reglas generales sobre el trámite de peticiones ante el ICFES. Por lo anterior, se puede eliminar el artículo 1° de la Resolución 705 de 2015 que contiene una regla sobre medios idóneos para recibir información pues esto ya está regulado en la Resolución 113 de 2016.

Que el ICFES considera conveniente expedir una nueva resolución de tarifas con el fin de tener todas las reglas sobre el tema en un único cuerpo normativo.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. Medios de Almacenamiento y Servicios a Cobrar. El ICFES cobrará por los medios de almacenamiento o servicios que se requieran para poder entregar la respuesta a una solicitud de información. Los medios de almacenamiento y servicios se señalan a continuación:

1.1. Medios de almacenamiento:

1.1.1 Hoja de papel bond carta u oficio. Se usará solo en caso en que el solicitante requiera la información en físico o sea el único formato disponible.

1.1.2 Disco Compacto (CD): Se utilizará cuando la información solicitada pueda ser almacenada en hasta 700MB.

1.1.3 DVD: Se utilizará cuando la información solicitada supere los 700 MB de capacidad.

1.1.4 Estuche de plástico blando: Cuando el solicitante lo requiera.

1.1.5 Estuche de plástico duro: Cuando el solicitante lo requiera.

1.2. Servicios:

1.2.1. Envío de la información: El ICFES cobrará por el envío de la información cuando el formato en que se encuentra la información impida realizar el envío electrónicamente.

1.2.2. Transformación de la información: El ICFES cobrará el costo del proceso en el que se incurre cuando deba llevar a cabo un cambio de formato para el almacenamiento o visualización de la información a efectos de cumplir con la solicitud del usuario. Los servicios de transformación pueden ser, pero no están limitados a, escaneado, fotocopiado o grabado.

Parágrafo. La utilización de los medios de almacenamiento o uso de servicios dependerá de la solicitud efectuada por el usuario y del formato original en el que se encuentre la información.

RESUELVE:

Artículo 1°. Medios de Almacenamiento y Servicios a Cobrar. El ICFES cobrará por los medios de almacenamiento o servicios que se requieran para poder entregar la respuesta a una solicitud de información. Los medios de almacenamiento y servicios se señalan a continuación:

1.1. Medios de almacenamiento:

1.1.1 Hoja de papel bond carta u oficio. Se usará solo en caso en que el solicitante requiera la información en físico o sea el único formato disponible.

1.1.2 Disco Compacto (CD): Se utilizará cuando la información solicitada pueda ser almacenada en hasta 700MB.

1.1.3 DVD: Se utilizará cuando la información solicitada supere los 700 MB de capacidad.

1.1.4 Estuche de plástico blando: Cuando el solicitante lo requiera.

1.1.5 Estuche de plástico duro: Cuando el solicitante lo requiera.

1.2. Servicios:

1.2.1. Envío de la información: El ICFES cobrará por el envío de la información cuando el formato en que se encuentra la información impida realizar el envío electrónicamente.

1.2.2. Transformación de la información: El ICFES cobrará el costo del proceso en el que se incurre cuando deba llevar a cabo un cambio de formato para el almacenamiento o visualización de la información a efectos de cumplir con la solicitud del usuario. Los servicios de transformación pueden ser, pero no están limitados a, escaneado, fotocopiado o grabado.

Parágrafo. La utilización de los medios de almacenamiento o uso de servicios dependerá de la solicitud efectuada por el usuario y del formato original en el que se encuentre la información.

Artículo 2°. Tarifas. Las tarifas que el ICFES aplicará a los medios usados para responder las solicitudes de Información pública realizadas por los usuarios son las siguientes: Las tarifas que el ICFES aplicará a los medios usados para responder las solicitudes de Información pública realizadas por los usuarios son las siguientes:

MEDIO DE ALMACENAMIENTO / SERVICIO	CANTIDAD	TARIFA EN PESOS COLOMBIANOS
Fotocopia simple blanco y negro	1	$ 150
Fotocopia ampliada blanco y negro	1	$ 200
Transformación de un documento físico a uno digital (escaneado)	1	$ 500
Transformación de un documento físico a uno digital (grabado)	1	$ 400
Grabación de información en un CD con estuche de plástico blando	1	$ 1500
Grabación de información en un CD con estuche de plástico duro	1	$ 2500
Grabación de información en un DVD con estuche de plástico blando	1	$ 1600
Grabación de información en un DVD con estuche de plástico duro	1	$ 2600
Autenticación de copias de documentos	1	$ 500
Constancia de ejecutoría de acto administrativo	1	$ 500
Envío de la información cuando el formato en que se encuentra la información impida realizar el envío electrónicamente.	N/A	Se calculará según el contrato de mensajería que el ICFES haya suscrito para tal fin.

Artículo 3°. Gratuidad. Si la solicitud de un usuario implica el copiado o impresión de hasta cinco (5) folios de un expediente, éstos serán entregados de manera gratuita. Este servicio se podrá solicitar por una única vez por expediente y peticionario. Si un usuario solicita más de cinco (5) copias simples físicas de un expediente, todas ellas serán cobradas.

Artículo 4°. Política de Austeridad en el Gasto. En aplicación de la política nacional de austeridad en el gasto se dará prevalencia a la remisión de la información vía correo electrónico, no se hará ninguna conversión de formato digital-electrónico a análogo-físicos. La remisión de información vía correo electrónico, que se encuentre disponible en la página Web de la entidad no tendrá ningún costo.

Artículo 5°. Autenticación. Para la autenticación de copias de documentos deberá presentarse el documento original y la copia que se va a autenticar, o las podrá solicitar a la Entidad las cuales serán cobradas según la tabla de tarifas que antecede.

Artículo 6°. Variación de los Medios de Almacenamiento. La reproducción se hará en los medios que para tal fin cuente la Entidad, los cuales podrán variar según las necesidades de contratación del ICFES, por lo que los medios adicionales o diferentes a los aquí contemplado como pueden ser: memorias USB, discos duros, entre otros, se cobraran según las condiciones contratadas.

Artículo 7°. Excepción al Cobro. Los costos previstos en la presente Resolución, no se aplicarán cuando la solicitud haya sido decretada oficiosamente por una autoridad judicial o administrativa competente, en ejercicio de sus funciones, y con destino a un proceso que este en curso en su respectivo despacho, a quienes se les expedirán los documentos solicitados en forma gratuita.

Artículo 8°. Recaudo. Las tarifas descritas en el artículo 2° de esta resolución deberán ser consignadas previamente en la cuenta de ahorros de la entidad financiera Banco Davivienda N°007470186367 o marcar convenio 1076397.

Para tal fin se debe registrar cómo referencia N°1 el número de cédula o NIT de la persona natural o jurídica que lo requiera y como referencia N°2 el dígito 9, a nombre del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES, o en aquella que destine posteriormente la Entidad, publicando esta información en el Portal Institucional.

Artículo 9°. Modificación de las tarifas. Las tarifas establecidas en la presente Resolución podrán ser modificadas en cualquier momento, de conformidad con el estudio técnico que determine la necesidad de que las mismas deban ser ajustadas; sin perjuicio de lo anterior, los reajustes anuales regirán a partir del primero de enero de cada año, o cuando lo disponga el ICFES.

Artículo 10°. Vigencias y Derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 705 de 2015.

Artículo 11°. Publíquese en el Diario Oficial y en la página web del ICFES.

Dada en la ciudad de Bogotá D.C a los

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

XIMENA DUEÑAS HERRERA

Directora General

Revisó: María Sofía Arango Arango. Secretaria General.

Revisó: Martha Bibiana Lozano. Jefe Oficina Asesora Jurídica.

Revisó: Alba Liliana Abril Daza. Jefe Unidad de Atención al Ciudadano.

Elaboró: Paola Andrea Barreto Arias. Unidad de Atención al Ciudadano.

Elaboró: Carlos Rodríguez. Abogado Oficina Asesora Jurídica.